09 Juin Comment bien choisir son contrat d’affacturage ?

En France, les délais de paiement restent désespérément élevés et la faillite d’une PME sur 4 est liée à un problème de trésorerie. Pour cette raison, un chef d’entreprise a deux priorités dans sa gestion :

• la sécurisation et le financement de son poste client pour se couvrir des risques d’insolvabilité.
• La couverture de ses besoins de trésorerie, qui peuvent provenir d’une forte croissance, d’investissements pour développer l’activité, d’une saisonnalité importante dans les ventes.

Le choix d’un factor ne doit pas être fait à la légère, car l’impact sur la gestion de l’entreprise est très important. Il existe une dizaine de sociétés de factoring, et quelques startups de taille modeste qui cherchent à apporter de nouvelles solutions technologiques, principalement pour les petites entreprises.

La première étape consiste à choisir la formule d’affacturage.La plus répandue, ouformule classique, intègre les 4 services suivants :

– Cession de factures jusqu’à 100%, avec notification aux clients

– Gestion et recouvrement des factures

– Dématérialisation de la transmission des factures et de leur financement

– Assurance-crédit : couverture jusqu’à 100% en cas d ‘impayés.

L’entreprise peut choisir de conserver la gestion de son poste client, le factor intervient alors uniquement sur le financement des factures. Mais le client restetoujours informé de la cession des factures au factor.

Mais il existe d’autres formules à étudier selon la taille de l’entreprise.

Pour les TPE, 3 formules de contrat d’affacturage sont à examiner :

• L’affacturage au forfait : Formule destinée aux entreprises ayant un chiffre d’affaires inférieur à 2 M€, moyennant un coût mensuel fixe et déterminé à l’avance avec des prix très attractifs (à partir de 180 € par mois), auquel il faut ajouter le coût du financement.Avantages : Pas de de 1^er bilan à fournir,pas de comité de crédit, pas de retenue de garantie minimum, aucun frais annexe, pas de minimum de commission d’affacturage.
• L’affacturage de balance: Contrairement à la formule classique qui finance chaque facture, ici c’est le solde de la balance clients qui est financé. Cette offre est adaptée aux entreprises qui ont un grand nombre de clients et un nombre important de factures avec des faibles montants. Avantages : financement régulier, maîtrise de la relation commerciale, les clients ne sont pas informés de la cession de factures, gestion quotidienne simplifiée du contrat d’affacturage.
• L’affacturage ponctuel : Cette formulepermet d’éviter de souscrire un contrat d’affacturage contraignant qui vous engage pendant une année. Vous choisissez les factures et les clients que vous souhaitez financer. Avantages : aucune caution du dirigeant, pas de frais de gestion, aucun engagement.

Les ETI et les grandes entreprises s’intéresseront davantage aux formules suivantes :

• L’affacturage confidentiel ou non-notifié, qui permet de bénéficier de tous les avantages du factoring classique, sans notifier et prévenir les clients de l’existence d’un contrat. Solution réservée aux sociétés avec un CA important, qui intègrent une structure financière solide, une expertise administrative et technique,
• L’affacturage déconsolidant : solution adaptée aux entreprises qui souhaitent sortir de l’actif tout ou partie de leur poste clients en vue d’améliorer leurs résultats financiers (dans le cadre d’un LBO par exemple).

Vient ensuite l’examen des conditions tarifaires.Plusieurs éléments composent la tarification :

• La commission de gestion rémunère les risques pris par le factor et les différents services assurés. Le taux est déterminé au cas par cas, en fonction du CA TTC confié, du nombre de factures à traiter, de la qualité des débiteurs, de la zone géographique.Plus la qualité du papier cédé sera bonne, plus la facturemoyenne sera élevée,plus il sera facile de négocier un taux de commission faible (entre 0.5 et 1% du montant cédé).
• La commission de financement rémunère l’avance de trésorerie. Le taux d’intérêt tient compte du délai de financement et est basésur le taux de base bancaire ou un index de marché (Euribor, EONIA). Plus les délais de paiement seront courts et respectés, plus il sera aisé d’obtenir un taux voisin de Euribor 3 mois + 0.5 à 1 point.
• Attention aux coûts cachés: les frais annexes sont nombreux(frais d’entrée, d’audit, d’interrogation, de surveillance, de gestion des contentieux, de déclaration de sinistre, d’abonnements télématiques, …) et souvent très coûteux. Il est impératif de lesnégocier.

D’autres critères importants sont à examiner lors de la sélection du factor :

• La qualité de gestion du poste clients ainsi que les méthodes de relances utilisées par le factor.
• Les conditions exigées par le factor : engagement sur un pourcentage du CA, minimum de commission annuelle, caution personnelle, audit de la société, fonds de garantie (montant plancher et pourcentage du chiffre d’affaires cédé au factor), rétrocession de facture en cas d’impayé.Tout est négociable !
• Le niveau de couverture de l’ensemble des clients à céder et, pour l’export, les pays couverts par le factor.
• La durée de mise en place du contrat si le besoin de financement est pressant.

Ainsi, le choix du factor et de la formule d’affacturage peut s’avérer compliqué pour un dirigeant de TPE/PME.Et une erreur de « casting » peut déstabiliser l’entreprise. Il est donc vivement recommandé de faire appelà un conseil externe pour :

• Auditerle poste clients et les contraintes de facturation pour définir la formule la plus adaptée etfixer les conditions cibles à obtenir (il est possible de réduire de 20 à 30% le coût de l’affacturage par rapport au « tarif catalogue »),
• Négocier avec les factors sélectionnés, identifier le mieux-disant, et vérifier les termes du contrat,
• Veiller au bon démarrage du contrat et au respect des conditions,
• Former et accompagner les équipes internes,
• Mettre en place des outils de cadrage et de suivi du contrat.

S’il y a déjà un contrat en vigueur (imposé par une banque ou hérité dans le cadre d’une reprise d’entreprise), l’auditeur pourra préconiser des pistes d’amélioration et aider à la renégociationdu contrat.

Lorsque cette étape délicate sera passée et que la relation avec le factorserapérennisée, le dirigeant d’entreprise pourra se consacrer pleinement au développement de sa société.